Comment organiser une visioconférence ?

Quel que soit le support que vous utilisez, un simple clic sur un bouton peut démarrer une conférence avec quelqu’un à l’autre bout du monde. Toutefois, dans un environnement professionnel sérieux, prendre le temps de mettre en place et de planifier votre vidéoconférence sera la meilleure solution. Voici donc quelques étapes essentielles à suivre lors de la planification de votre prochaine visioconférence.

Décidez du but de la réunion

Cela peut sembler assez évident, mais cela ne veut pas dire que ce n’est pas crucial. Prenez le temps de réfléchir à la raison pour laquelle vous souhaitez réaliser une visioconférence et n’essayez pas simplement de trouver un sujet artificiel juste pour la forme. Demandez-vous si ce sujet vaut la peine de planifier une vidéoconférence.

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Déterminez qui participera

Une fois que vous avez déterminé sur quoi portera votre conférence, vous devez décider de qui doit participer à la réunion. Si vous convoquez une vidéoconférence pour un projet interne, quels gestionnaires et chefs de service seront impliqués ? Si vous prévoyez une réunion d’affaires avec des clients étrangers, aurez-vous besoin de traducteurs ? Quels cadres doivent être présents ? Rédigez une liste si nécessaire, mais faites attention à ne pas ajouter trop de personnes. Vous essayez de planifier une visioconférence, pas une convention.

Planifier un calendrier

Cette étape n’est pas particulièrement importante si votre réunion est entièrement au sein de votre entreprise. Les chances sont que la plupart, sinon tous les participants seront dans le même bâtiment. Mais s’il s’agit d’une réunion internationale ou d’une réunion entre des succursales distantes de l’entreprise, planifier un calendrier qui correspond aux horaires de chacun peut être une corvée. Les fuseaux horaires peuvent être ennuyeux à gérer, mais vous devrez parler avec tous vos participants et déterminer quand tout le monde est disponible.

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Choisissez votre logiciel

Il y a beaucoup de choix quand il s’agit de choisir le logiciel et le matériel que vous allez utiliser pour votre réunion. Il y a tellement d’options qu’il pourrait être facile de se laisser submerger par l’indécision. D’ailleurs, EBSCOM peut s’en charger pour vous.

Peut-être n’avez-vous pas l’intention d’utiliser vos téléphones et tablettes pour cette réunion ? Peut-être est-ce assez important et assez grand pour que vous souhaitiez réserver une ou deux grandes salles de conférence. Si tel est le cas, il faut consacrer beaucoup de temps à la préparation. Au besoin, faites quelqus essais pour vous assurer que tout le monde sera satisfait durant la conférence.